09C – Secrétariat / assistanat

Mission

Optimiser le fonctionnement de l’entité ou du service par la prise en charge d’activités d’organisation administrative et l’appui au traitement et à la transmission des informations, dans le respect des procédures de l’entreprise.

Exemples d’intitulés de métiers

  • Secrétaire
  • Secrétaire assistante
  • Secrétaire polyvalente
  • Assistante administrative
  • Secrétaire/Assistante de direction

 

 

Exemples d’activités mises en oeuvre

Accueil de clients ou de visiteurs

  • Accueillir les visiteurs
  • Réceptionner, traiter ou orienter les appels téléphoniques

 

Organisation et logistique

  • Organiser des rendez-vous, réunions, déplacements professionnels
  • Gérer un stock de fournitures de bureau

 

Traitement de l’information

  • Saisir ou mettre en forme des documents, fichiers, présentations…
  • Rédiger des courriers ou éventuellement des notes, comptes rendus…
  • Constituer, tenir à jour et classer des dossiers administratifs
  • Remplir et actualiser des plannings ou tableaux de bord

 

Autres activités éventuelles

  • Prendre en charge, par délégation du directeur ou du responsable de l’entité, des dossiers spécifiques ou des responsabilités de coordination

 

 

Exemples de compétences attendues

Connaître

  • L’organisation et le fonctionnement interne de l’entreprise
  • Les interlocuteurs et réseaux internes et externes à l’entreprise
  • Les procédures de gestion administrative propres à son service ou son entité
  • Les techniques d’expression orale et téléphonique
  • Les techniques d’expression écrite
  • Les techniques de planification et organisation du travail

 

Savoir

  • Utiliser les outils et logiciels bureautiques usuels
  • Pratiquer, si besoin, une langue étrangère
  • Anticiper les échéances, respecter les délais et gérer les priorités
  • Favoriser des relations d’échanges et un climat de coopération

 

 

Voies possibles d’accès aux métiers

Formation initiale ou continue

  • BAC PRO Secrétariat
  • BTS Assistant de Manager, Assistant de gestion PME/PMI, Bureautique et Secrétariat
  • DUT Gestion des Entreprises et Organisation

 

Expérience professionnelle antérieure

 Les personnes qui ont intégré cette sous-famille par mobilité interne (4,6% des effectifs CDI) venaient principalement des sous-familles suivantes : 
N° SS FamSOUS-FAMILLE D'ORIGINE%
05FGestion et indemnisation des sinistres standard et conventionnels18%
09BGestion administrative de données12%
05EGestion polyvalente des contrats et des sinistres hors plateforme8%
10CCourrier, archivage, transport6%
03BVente en bureau ou point de vente5%
13ACommunication interne, externe, relations publiques5%
08AComptabilité générale et spécifique (assurance, réassurance, placements financiers)4%
14AAdministration des RH3%
08DAchats de biens et prestations3%
11DAssistance / support aux utilisateurs3%

Exemples de passerelles de mobilité vers d’autres sous-familles

 Les personnes qui ont quitté cette sous-famille par mobilité interne (12,3% des effectifs CDI) ont principalement rejoint les sous-familles suivantes : 
N° SS FamSOUS-FAMILLE DE DESTINATION%
09BGestion administrative de données11%
11BConception, développement et intégration des SI9%
12AMaîtrise d'ouvrage, organisation, planification6%
07BContrôle interne5%
012Organisation et qualité (métiers nouveaux ou émergents)4%
11AArchitecture, urbanisme, sécurité et méthodes4%
08CContrôle de gestion, pilotage budgétaire3%
03HSupport et appui aux réseaux3%
014Ressources humaines (métiers nouveaux ou émergents)3%
11DAssistance / support aux utilisateurs3%

NB : Certaines activités et compétences décrites dans cette fiche ne concernent qu’une partie des métiers relevant de cette sous-famille. Par ailleurs, ne sont pas mentionnées les activités et compétences liées à des responsabilités managériales.


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