Mission
Contribuer à la qualité du service et à l’atteinte des objectifs des équipes en assurant la gestion administrative et l’assistance technique du périmètre dédié. Assurer une part de relais opérationnel si besoin.
Exemples d’intitulés des métiers
- Secrétaire / Secrétaire de direction
- Assistant.e / Assistant.e de direction
- Office manager
Illustrations d’activités mises en œuvre
Accueil et secrétariat
- Accueillir sur lieu physique ou par téléphone les clients ou visiteurs, les orienter si nécessaire. Traiter et prioriser les demandes, transmettre les messages à qui de droit
- Réaliser le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document…)
- Elaborer et rédiger des courriers, comptes-rendus, synthèses, rapports, bilans…
Organisation et logistique
- Assurer la gestion des plannings, tableaux de bord et reporting
- Organiser les rendez-vous, réunions, déplacements professionnels et en assurer l’organisation logistique en coordination avec les services utilisateurs
- Assurer la gestion des déplacements des collaborateurs (réservation et achat des billets, hébergement, formalités…)
- Assurer la gestion opérationnelle des services généraux (commandes de fournitures ou de services, traitement du courrier, de l’archivage courant…) et réaliser un suivi budgétaire et/ou comptable
- Prendre en charge le suivi administratif de dossiers (contrats de maintenance des équipements, gestion d’une équipe…) et/ou d’évènements spécifiques (organisation de conférences, séminaires, salons…)
- Contribuer et/ou prendre en charge la réalisation de dossiers, projets, réunions, évènements
Traitement de l’information et communication
- Assurer une veille et une classification des documents, informations et fonds documentaires d’une activité
- Transmettre les informations (e-mail, notes, fax…) pour le compte d’un ou plusieurs services ou d’un responsable (selon l’organisation)
- Assurer la circulation et la transmission d’information auprès des différents interlocuteurs internes et/ou externes (clients, fournisseurs, partenaires, administrations…)
Exemples de connaissances et compétences professionnelles mobilisées
- L’organisation et le fonctionnement interne de l’entreprise
- Les interlocuteurs et les réseaux internes et externes à l’entreprise
- Les procédures de gestion administrative propres à son service ou son entité
- Les techniques d’expression orale et écrite
- Utiliser les outils et logiciels bureautiques usuels
- Pratiquer, si besoin, une langue étrangère
- Construire et utiliser des outils de pilotage et de suivi
- Rédiger des courriers, des notes, des comptes-rendus
- Anticiper les échéances, respecter les délais et gérer les priorités
- Agir avec réactivité et adaptabilité
- Prendre des initiatives dans son champ de compétences
- Préserver la confidentialité des données et informations accessibles par le biais de son activité
Voies possibles d’accès aux métiers
Formation initiale ou continue
- Diplômes ou certification de niveau Bac à Bac +3 dans les domaines du secrétariat, de l’assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion…
Expérience professionnelle antérieure au sein des sociétés d’assurance
- Relation client et opérations d’assurance (C)
Exemples de passerelles de mobilité vers d’autres métiers
- Autres métiers du domaine Environnement de travail et appui aux équipes (F)
- Organisation des métiers et optimisation des processus (M1)
- Support et assistance aux utilisateurs (G5)
Dimensions relationnelles des métiers
- Relations quotidiennes avec tous types d’interlocuteurs internes ou externes, de tous niveaux hiérarchiques